展示会営業の基本原則｜名刺獲得で終わらせない事前準備と即時フォロー

「展示会に出展しても、結局名刺集めで終わってしまう」「獲得した大量の名刺をさばききれず、気づけば半年が経っている」など、多くの企業が展示会営業の課題に直面していることでしょう。その要因として、来場者を集めること自体が目的になってしまい、その場で次のアクションにつなげる設計が十分にできていないケースが少なくありません。

この記事では、展示会営業を成功させるための本質的な考え方から、成果の8割を決める事前準備、当日使える対面テクニック、商談化の基本原則である48時間以内のフォローまでを詳しく紹介します。

リソース不足という壁を乗り越え、投資対効果を高めるための組織戦略としてご活用ください。

展示会営業の目的

展示会営業のゴールは、単なる名刺獲得（リードジェネレーション）ではなく、最終的な「受注」につながる有効な商談を生み出すことです。獲得枚数だけを目標にすると、会期後のフォロー工数が圧迫され、対応の遅れから有望な顧客を逃してしまう悪循環に陥りかねません。

展示会は、テレアポやメールでは接点をもちにくい決裁者と直接話し、その場で関係性を深められる貴重な機会です。実機デモを交えながらその場で疑問を解消できれば、通常は数ヵ月かかる製品理解から検討までのプロセスを、大きく前倒しできます。

展示会で成果を出すためには、「何枚集めるか」ではなく「何件の受注が必要か」を起点に、会期中から商談化を見据えた動きを取ることが重要です。そうすることで、数だけに振り回されない成果が見えてきます。

なお、展示会の投資対効果（ROI）を正しく算出し、改善するための具体的なポイントについては、以下の記事を参考にしてください。

展示会営業を成功させるための事前準備

展示会営業の成否は、当日のパフォーマンス以上に「誰をターゲットにするか」という事前設計で決まります。ここでは、戦略的な準備のプロセスについて、3つのステップで解説します。

• リソースを投下すべきターゲットを明確に定義する
• 確度の高い商談を確保するために事前アポイントを打診する
• ターゲットの課題に刺さる商談用トークスクリプトを用意する

リソースを投下すべきターゲットを明確に定義する

展示会で成果を出すためには、「誰に会いたいか」を明確にすると同時に、「誰に時間を使わないか」というやらないことを決める戦略的な割り切りが重要です。すべての来場者に同じ時間と人員を割こうとすると、結果的に対応が分散し、本来深く話すべき相手との商談機会を逃してしまいます。

具体的には、来場予定者やターゲット企業を以下のように優先度で分け、当日の対応レベルと担当者を明確に振り分けます。

また、業種や規模といった属性だけでなく、「今まさに課題解決を急いでいるか」といった検討の温度感まで想定しておくことが重要です。これにより、相手の状況に応じたアプローチの使い分けが可能になり、商談化率を高められます。

狙った層のリードを効率的に獲得するには、ブース運営にも工夫が必要です。質の高いリードを獲得するための具体的な手法やノウハウは、以下の記事で解説しています。

確度の高い商談を確保するために事前アポイントを打診する

展示会での商談を実りあるものにするには、会期前から声をかけ、当日話す時間をあらかじめ確保しておくことが有効です。ターゲット企業に連絡を入れ、「展示会当日に少しお時間をいただけませんか」と具体的に打診するだけでも、当日の動きは大きく変わります。

その際は、製品の説明に限らず、「技術責任者を交えた相談」や「会場でしかできない簡単な診断」など、当日足を運ぶメリットを添えると、話を聞いてもらいやすいです。

また、しばらく接点がなかった既存顧客や過去の引き合い先へのアプローチにも有効です。「展示会に出展するので、当日少しお話ししませんか」と打診すれば、自然なきっかけ作りになります。

ターゲットの課題に刺さる商談用トークスクリプトを用意する

当日の接客トークでは、限られた時間の中で成果を出すための綿密な準備が不可欠です。商品やサービスの機能説明に終始するのではなく、「3分」で相手の見込み度を見極め、次のアクションへつなげるスクリプトを作成しましょう。

具体的には、以下の4ステップで構成を型化し、誰でも成果を出せる状態を目指します。

こうした流れを型化し、ロールプレイングで体に染み込ませておくことで、新人や技術職のスタッフでも質の高い対応が可能になります。営業トークスクリプトの作り方については、以下の記事を参考にしてください。

展示会当日の対面営業テクニック

展示会当日は、来場者の動きや反応に合わせて、柔軟に対応していく必要があります。ここでは、来場者の足を止め、その場で商談化するための具体的な対面テクニックを紹介します。

• 足を止めさせるために説明ではなく問いかける
• 名刺交換からスムーズに課題ヒアリングへつなげる
• その場で次回アポを取り付けるクロージングをおこなう
• 隙間時間を活用して新たな商談機会を探す

足を止めさせるために説明ではなく問いかける

来場者の足を止めさせるためには、一方的な説明ではなく、相手が思わず反応してしまう問いを投げかけるアプローチが有効です。

また、これらを伝える際の立ち振る舞いも重要です。単なる呼び込みではなく、自社の代表としてのプロ意識をもって堂々と接することで、来場者に「話を聞いてみる価値がある」という信頼感をもちやすくなります。

名刺交換からスムーズに課題ヒアリングへつなげる

名刺交換は、単なる挨拶で終わらせるものではなく、その後のヒアリングにつなげる最初の接点です。挨拶だけで終わらせず、その会話の中で商談化の確度を測るための「BANT情報」をさりげなく引き出し、見込み度合いを見極めることが重要です。

 ポイントは、名刺の部署名をフックに「〇〇業務で××の課題はありませんか？」と仮説をもって問いかけることです。プロとしての所作で接することで、相手も心を開き、本音に近い話をしてくれやすくなります。

聞き出した内容は、その場でメモとして記録しましょう。この記録が、「確度が高いなら即日架電」といった事後フォローの優先順位を決定する判断材料となります。

その場で次回アポを取り付けるクロージングをおこなう

展示会で「のちほど連絡します」と話が終わってしまうのは、大きな機会損失です。相手の関心が高いその場で、次回のアポイントを確定しておくことが重要です。

具体的なアプローチ手法として、以下の3つがあります。

隙間時間を活用して新たな商談機会を探す

ブースへの来客が一段落する時間帯は、手を止めるかどうかで差が出ます。この時間を使って、あらかじめ目星をつけていた企業のブースを回り、担当者に直接声をかけましょう。

その際、単なる挨拶回りではなく、あらかじめ想定していた企業を訪ね、短い会話の中で「今どの立場の人が対応しているか」「検討中のテーマがあるか」を確認していきます。展示会では、決裁に近い立場の担当者がブースに立っていることも多く、直接接点をもてる機会でもあります。

ただし、相手も接客中であるため、売り込みではなく情報交換にとどめてスマートに次へつなげましょう。

展示会後に商談へつなげるためのフォロー

展示会営業では、会期終了後のフォローが成果を左右します。ここでは、獲得した名刺を商談へつなげるためのフォローの基本について解説します。

• お礼メールだけで終わらせず電話で接点をもつ
• 記憶が鮮明な48時間以内にファーストコンタクトを取る
• リードの温度感を見極めて対応の優先度を決める

お礼メールだけで終わらせず電話で接点をもつ

展示会後にお礼メールだけを送って終えてしまうと、他社からの連絡に埋もれてしまい、反応を得にくくなります。メール送信をきっかけに、その内容に触れながら電話で一度会話を持つことで、相手の状況を確認しやすくなります。

メールと電話を組み合わせる手法は、顧客の関心を高める上で有効です。一度つながらなくても諦めず、メールと架電で粘り強く接点をもち続けることで、展示会のリードを商談へとつながります。

記憶が鮮明な48時間以内にファーストコンタクトを取る

展示会後のフォローにおいて、重要な要素はスピードです。心理学のエビングハウスの忘却曲線によると、人間は1日経過すると情報の74%を忘れてしまうと言われています。

つまり、展示会から48時間（2営業日）をすぎると、相手にとってあなたは「知らない業者」になってしまうのです。記憶が鮮明なうちにファーストコンタクト（架電）することで、強く印象を残し、アポイント枠を競合より先に確保できます。

実際に株式会社Ystec様の事例では、獲得したリードへの迅速なフォローアッププロセスを徹底し、結果として短期間で多数の商談創出に成功しました。この取り組みからも、展示会営業ではスピード感のある対応が成果に影響することが分かります。

リードの温度感を見極めて対応の優先度を決める

獲得したすべての名刺に対して、同じスピードと熱量で対応することは現実的ではありません。当日のヒアリング内容に基づき、対応の優先順位を決めましょう。

このようにリソースを配分することで、機会損失をおさえられます。

展示会営業で多くの企業が直面する「リソース不足」

事前準備や当日の対応、会期後すぐのフォローが重要だと分かっていても、実際に取り組もうとすると人手や時間が足りず、名刺対応が滞ってしまう企業も少なくありません。ここでは、具体的な課題点と解決策について解説します。

• 獲得した大量の名刺を追いきれない人員不足
• 通常業務が忙しくフォローが後回しになる現実

獲得した大量の名刺を追いきれない人員不足

理想は48時間以内に全件架電することですが、これを社内リソースだけで実践しようとすると物理的な壁にぶつかります。

仮に名刺が1,000枚あり、1件の架電に5分かかるとすると、約83時間が必要です。これを3人で分担しても1人28時間近くかかり、丸3〜4日間は電話だけをし続けなければなりません。

多くの企業では人員が足りず、結果として優先度の高いリードへの連絡が遅れてしまいます。その間に他社とのやり取りが進んでしまい、結果として商談機会を逃す要因になります。この物理的なリソースの限界を解消するには、社外のリソースを柔軟に活用することも重要です。

弊社が支援したSTANDARD様の事例では、外部リソースを活用した垂直立ち上げにより、初月から月150件のアポイント獲得に成功しました。このように、必要な時に必要なリソースを調達できる体制を作ることこそ、機会損失を防ぐ有効な手段です。

通常業務が忙しくフォローが後回しになる現実

展示会後はフォローに手をつけたいと思いつつも、日常業務と重なってしまうこともあるでしょう。既存顧客への対応や見積作成など、期限のある業務が同時に進む中では、展示会後のフォローまで手が回らない場面も少なくありません。その結果、時間の経過とともに顧客の温度感は下がり、コールドリードとして残ってしまいます。

成果を出すためには、社員が注力すべきコア業務（商談）と、外部に任せるべき業務を明確に切り分けることが重要です。

なお、リソースが限られる「新規事業の立ち上げ」や「展示会後の集中フォロー」において、外部リソース（BPO）の活用が有効です。詳しくは、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参考ください。

Grand Centralができること

戦略があっても、それを実行するリソースやノウハウが社内にない場合、外部のプロフェッショナルを活用するのも選択肢です。Grand Centralは、貴社の「営業戦略室」として機能します。

Grand Centralが提供するセールスデベロップメントとは

Grand Centralは、単なるテレアポ代行会社ではありません。クライアントの「営業戦略室」として機能し、戦略立案から実行までを担う「Sales Development」のプロフェッショナル集団です。

事前のターゲット選定やアポ取りなどの戦略設計から、当日のブース対応、会期直後の「48時間ルール」を遵守した高速フォロー架電まで、展示会営業に必要なプロセスを一気通貫で支援します。

「名刺を集める」だけの代行ではなく、「商談を作る」ための動きを展示会の現場と事後フォローの両面からサポートできる点が強みです。

Grand Centralならではの3つの特徴

Grand Centralが選ばれる理由は、以下の3つの特徴にあります。

1. プロフェッショナル人材（キーエンス流の型化）

キーエンス、リクルート、Salesforceなどでトップレベルの営業を経験してきたコンサルタントが戦略を主導します。厳しい選考を突破したプロが貴社の専属チームとして稼働するため、社員と同等、あるいはそれ以上の品質でアプローチします。

2. データドリブンな改善（高速PDCA）

SFA/CRMを活用して活動データを可視化し、スクリプトの反応率などを分析して高速で改善（PDCA）を回します。感覚ではなく数値に基づいた戦略で、「勝ちパターン」を構築します。

3. 組織の「垂直立ち上げ」が可能

依頼から最短でチームを組成し、営業活動を開始可能です。採用や育成にかかる時間を短縮し、初月からトップスピードで稼働する「垂直立ち上げ」を実現します。市場の機会を逃さず、最速で戦略を実行したい企業に最適です。

Grand Centralのご支援実績

スタートアップから大手上場企業まで、多種多様な業界で導入いただいています。

Sansan株式会社様

新規事業（イベント事業）の拡大にあたり、社内リソース不足とスピード感が課題となっていました。そこでGrand Centralがインサイドセールス支援として参画し、ターゲット企業へのアプローチを強化。

圧倒的なスピード感でPDCAを回した結果、わずか3ヵ月で116件の受注、商談からの受注率45%超という成果を創出しました。「質の高い商談」を生み出せるパートナーとして高く評価されています。

まとめ

展示会営業を単なる名刺集めではなく、商談創出の場として一貫した戦略を実行できるようになれば、展示会の投資対効果は大きく向上します。本記事で紹介した事前準備やフォローの基本原則を参考に、自社の動きを見直しましょう。

しかし、新規開拓を迅速に進めたいタイミングや、展示会で獲得したリードを確実に商談につなげたい場面では、重要性を理解していても人手や時間が足りず、動ききれないことがあるでしょう。その際は、私たちプロの力を活用して組織を垂直立ち上げするのも有効な選択肢のひとつです。ぜひお気軽にご相談ください。